Businesswissen für Filmemacher: ANGEBOT erstellen
In diesem Businesswissen für Filmemacher geht es um die Erstellung von Angeboten und welche Informationen man dafür braucht. Eure Angebote sollten übersichtlich sein und eine Verbindlichkeit verdeutlichen.
Im letzten Artikel habe ich euch ja erklärt, welche Bestandteile eine Rechnung hat. Bei Angeboten gibt es auch eine Menge zu beachten. Wie immer mache ich hier keine Rechtsberatung, sondern gebe euch nur Tipps. Bitte fragt immer zuerst beim Steuerberater nach oder bei zuständigem Finanzamt. Die helfen euch gerne weiter.
Einführung
In meinem Rechnungs-Artikel habe ja schon darüber geschrieben, dass man oft etwas überraschender in der Position landet, in der man eine Rechnung schreiben muss. Vor der Rechnung wollen aber viele Auftraggeber erst einmal ein Angebot, damit sie überhaupt wissen was so ein Film kostet. Viele sind sich nämlich überhaupt nicht bewusst, dass man bei einem Film nicht nur filmt und schneidet, sondern auch Konzeption, Planung, Casting, Musikauswahl, Sprecherauswahl, VFX macht. „Wie, das geht nicht mit zwei Klicks?“ Anderes Thema.
Bevor ihr ein Angebot schreibt
Für ein Angebot braucht ihr nicht unbedingt, wie bei einer Rechnung, eine Steuernummer. Es ist aber hilfreich und sieht einfach professioneller aus. Außerdem könnt ihr dann auch festlegen, ob ihr als Kleinunternehmer arbeitet oder nicht. Das ist entscheidend für den Endbetrag beim Angebot.
Bestandteile eines Angebots
Schauen wir uns mal die Bestandteile eines Angebots an. Wie so oft gibt es ein paar Pflichtangaben und ein paar Kann-Angaben.
Angebotsnummer
Im Gegensatz zu euren Rechnungen brauchen eure Angebote nicht unbedingt eine fortlaufende Nummer. Ich würde euch trotzdem eine fortlaufende Nummer empfehlen, damit ihr die Angebote eindeutig zu ordnen könnt. Man ändert ja ein Angebot oft mehrmals ab (auch mehrmals an einem Tag) und verliert somit schnell mal den Überblick. Jedes Mal, wenn ihr jetzt das Angebot ändert, bekommt es eine neue Nummer.
Angebotsdatum
Eure Angebote brauchen ein Datum. Somit weiß man, wann das Angebot ausgestellt wurde. Meine Angebote haben eine zeitliche Beschränkung und gelten maximal 30 Tage. Auf diesen Punkt gehe ich später noch mehr ein.
Leistungszeitraum
Euer Angebot sollte auch den Leistungszeitraum enthalten. Somit weiß euer Kunde, wann eure Leistung erbracht wird. Und wann er mit der Fertigstellung rechnen kennen. Hier kommt es natürlich auch immer auf den Umfang des Auftrags an. Bei kleineren Aufträgen habe ich den Leistungszeitraum nicht extra auf dem Angebot vermerkt, da er oft in einer E-Mail festgelegt wurde. Zur Sicherheit könnt ihr natürlich den Leistungszeitraum und die Fertigstellung fest im Angebot festlegen.
Absender und Empfänger
Das Angebot braucht natürlich auch noch einen Empfänger und eure Adresse. Beim Empfänger kommt es immer auf den Auftraggeber/in an. Bei manchen Auftraggebern muss man zusätzlich noch die Abteilung angeben oder die Buchhaltung. Das klärt ihr aber am besten immer direkt ab.
Anschreiben
Wie bei einer Rechnung, ist das Anschreiben kein muss. Ich mache aber immer ein Anschreiben, das gehört für mich einfach dazu. Bei kleineren Aufträgen ist das Anschreiben relativ standardisiert. Bei größeren Aufträgen gehe ich auf das geplante Projekt ein und beschreibe kurz meine Leistungen und das Ziel des Projektes.
Leistungen
Meine Leistungen gliedere ich bei einem Angebot wie bei meinen Rechnungen. Also in die Punkte Vorproduktion, Produktion und Postproduktion. Diese Punkte werden dann noch weiter unterteilt, so sieht man genau die einzelnen Leistungen. Im Moment rechne ich noch mit Tagessätzen ab und so ist dann auch das Angebot aufgebaut, der Kunde sieht dann ganz genau, wie viele Tage ich für die jeweilige Leistung berechne.
Hier solltet ihr auch unbedingt „Zusatzkosten bei Änderungen“ aufnehmen und den Auftraggeber explizit darauf hinweisen. Man gerät sonst schnell in den Unbegrenzte-Unbezahlte-Änderungen-Modus.
Die Gestaltung liegt ganz an euch. In meinem Angeboten verwende ich zwar Tabellen, aber keine mit sichtbaren Gitterstrukturen. Es sollte übersichtlich aussehen, aber auch stilvoll. Wie bei Rechnungen finde ich es immer schwer, wenn man 5-6-stellige Zahlen aufruft und das Angebot aussieht, als hätte man zum ersten Mal Excel geöffnet.
Zahlen und Währung
Ihr braucht bei euren Beträgen auch wieder die Währung. Schaut hier meinen Punkt hierzu im Rechnungs-Artikel an. Das Gleiche gilt hier.
Betrag
Am Ende des Angebots sollte der Nettobetrag, die Umsatzsteuer in % (natürlich nur, wenn ihr Umsatzsteuer ausweist) und der Bruttobetrag stehen. Somit weiß der Kunde genau, mit welchem Betrag er rechnen muss.
Betrag
Am Ende der Rechnung sollte der Nettobetrag, die Umsatzsteuer in % (wenn ihr Umsatzsteuer ausweist) und der Bruttobetrag stehen. Somit weiß der Kunde genau, welchen Betrag er schlussendlich überweisen muss.
Angebotsgültigkeit
Habe es ja schon vorher geschrieben, meine Angebote gelten maximal 30 Tage. Hier sichere ich mich ab. Ihr solltet die Inflation nicht unterschätzen, außerdem macht ihr ja wahrscheinlich von Zeit zu Zeit eine Preissteigerung. Ohne Angebotsgültigkeit könnt sich ein Auftraggeber noch auf die alten Preise berufen. Ich weiß aber auch nicht, ob ich mit einem potenziellen Kunden arbeiten will, der ein Jahr nichts von sich hören lässt und sich dann auf ein altes Angebot beruft … . Das ist aber auch wieder ein anderes Thema. Schreibt einfach auf eure Angebote die Gültigkeit.
Zahlungsziel und Zahlungskonditionen
Eure Angebote sollten ein Zahlungsziel und Zahlungskonditionen haben. Das Zahlungsziel legt fest, wann der Kunde dann den Betrag überweisen muss. In den Zahlungskonditionen könnt ihr Abschlagszahlungen festlegen. Bei größeren Jobs, in denen ihr evtl. andere Dienstleister einkauft, ist es sinnvoll eine Vorauszahlung zu vereinbaren. Ihr solltet hier nicht immer in Vorleistung gehen.
Steuernummer und Umsatzsteuernummer
In der Fusszeile könnt ihr auch wieder eure Kontaktdaten und Steuernummer vermerken. Müsst ihr aber nicht.
Weitere Hinweise
Wenn ihr die Selbstständigkeit nebenher macht und somit die Kleinunternehmerregelung anwenden wollt, dann solltet ihr das auch auf dem Angebot vermerken. Der Auftraggeber weiß dann, dass ihr von der Umsatzsteuer befreit seid.
Auftragsbestätigung
Jedes Angebot sollte eine extra Seite mit einer Auftragsbestätigung enthalten. Der Kunde muss hier das Angebot bestätigen, unterschreiben und an euch unterschrieben zurücksenden.
Auf die Auftragsbestätigung müsst ihr auch bestehen, vorher solltet ihr nicht mit der Arbeit anfangen. Ich habe es schon zu oft erlebt, dass man mit der Arbeit anfängt und auch schon andere Dienstleister bucht und der Kunde die Anzahlung nicht leistet. Geht nicht dieses Risiko ein und sichert euch mit der Auftragsbestätigung ab.
Angebote mit dem Auftraggeber durchgehen
So das war jetzt mein Artikel zur Erstellung einer Rechnung. Überlegt euch vor der ersten Rechnung am besten noch ein einheitliches Layout für eure Rechnungen. Mit Buchhaltungsprogrammen könnt ihr die Rechnungen auch automatisieren. Hier hat man aber oft weniger Möglichkeiten bei der Gestaltung und bekommt dann eher hässliche Rechnungen.
Zusammenfassung
So das war jetzt mein Artikel zur Erstellung eines Angebots. Macht euch bei euren Angebot erst einmal Gedanken zum Layout, dann zu den Preisen und plant direkt ein Gespräch mit dem Auftraggeber ein. Eure Angebote müssen übersichtlich sein, somit kann man sie schneller erfassen und man hat weniger Missverständnisse.
