Businesswissen für Filmemacher: RECHNUNG erstellen
In diesem Businesswissen für Filmemacher geht es um die Erstellung von Rechnungen und welche Informationen man dafür braucht.
Ich mache hier übrigens keine Rechtsberatung, sondern gebe euch nur Tipps. Bitte fragt immer zu erst beim Steuerberater nach oder bei zuständigem Finanzamt. Die helfen euch gerne weiter.
Inhaltsverzeichnis
Einführung
Bei vielen Selbstständigen ist es ähnlich, oft fängt man seine Profession als Hobby an und wird dadurch im Umfeld bekannter. Plötzlich bekommt man dann eine Anfrage, bei der Auftraggeber aber eine Rechnung haben möchte. Jetzt ist man erst etwas verwirrt, weil man natürlich nicht damit gerechnet hat, dass die eigene Arbeit so gut ist. Merkt euch, ihr seid immer besser als ihr denkt (Stichwort: Imposter-Syndrom). Zurück zum Thema. Ihr müsst also nach dem Projekt eine Rechnung schreiben.
Vielleicht braucht der Auftraggeber auch erst einmal ein Angebot, das werde ich aber in einem anderen Artikel behandeln.
Bevor ihr eine Rechnung schreibt
Einen Schritt müssen wir noch machen, bevor ihr eine Rechnung schreiben könnt – ihr müsst euch beim Finanzamt eine Steuernummer holen. Das heißt beantragen. Hierfür müsst ihr euch als Gewerbetreibender oder Freiberufler anmelden. Auf den Unterschied werde ich auch beizeiten näher eingehen. Wenn dieser Antrag angenommen wurde, bekommt ihr euere Steuernummer.
Ihr könnt auch davor schon eine Rechnung schreiben, müsst aber dann auf die fehlende Steuernummer hinweisen und diese dann nachreichen. Meiner Meinung nach ein zusätzlicher Schritt, den ihr euch sparen könnt. In der Zeit in der ihr die Steuernummer beantragt, könnt ihr ja auch schon den Auftrag abwickeln. Am Ende vom Projekt solltet ihr dann eine Steuernummer haben.
Bestandteile einer Rechnung
Schauen wir uns mal die Bestandteile einer Rechnung an. Es gibt ein paar Punkte, die auf einer Rechnung sein müssen und ein paar die ich noch zusätzlich auf die Rechnung schreibe.
Rechnungsnummer
Ihr braucht auf jeden Fall eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese könnt ihr gestalten, wie ihr wollt. Sie muss aber eindeutig zuzuordnen sein.
Wenn ihr jetzt den Anschein erwecken wollt, dass ihr schon länger im Geschäft seit, dann fangt eure Rechnungen nicht mit der Nummer 000001 an. Sondern vielleicht eher 100001. Oder ihr nehmt das Jahr noch mit dazu (2021-00001), wenn ihr mit dieser Nummer natürlich am Ende vom Jahr eine Rechnung schreibt, sieht man auch, dass ihr dieses Jahr noch nicht so viel gemacht habt.
Rechnungsdatum
Natürlich braucht eure Rechnung noch ein Datum. So wisst ihr und euere Kunde, wann die Rechnung gestellt wurde. Falls ihr nämlich ein Zahlungsziel habt, dann weiß der Kunde mit dem Rechnungsdatum, wann er bezahlen muss.
Leistungsdatum
Beim Leistungsdatum gebt ihr an, wann ihr die Leistung erbracht habt. Im Corona-Jahr 2020 war dies besonders notwendig, weil hier die Umsatzsteuer gesenkt wurde. Wenn ihr zum Beispiel ein Projekt im Juni abgeschlossen habt, aber erst im Juli die Rechnung stellt, dann musstet ihr noch den normalen Umsatzsteuersatz von 19 % nehmen und nicht 16 %. Das Leistungsdatum ist auch eine Pflichtangabe auf der Rechnung, daher gibt es auch den Satz „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“. Man braucht es auch für die Umsatzsteuervoranmeldung, damit man die Rechnung einem bestimmten Monat oder Quartal zuordnen kann.
Weitere Angaben je nach Auftraggeber
Es kann sein, dass ihr noch mehr Kennzeichnungen auf der Rechnung braucht. Größere Firmen arbeiten mit Kostenstellen, Auftragsnummer oder anderen Angaben. Diese sollte natürlich dann auch auf eurer Rechnung vermerkt sein. So kommt die Rechnung auch direkt an der richtigen Stelle an und kann dem richtigen Projekt zugeordnet werden. Mit einer schnelleren Zuordnung kommt ihr auch schneller an euer Geld.
Absender und Empfänger
Natürlich muss man wie bei jedem normalen Brief auch den Absender und den Empfänger auf die Rechnung schreiben. Den Absender solltet ihr kennen.
Beim Empfänger kommt es immer auf den Auftraggeber/in an. Bei manchen Auftraggebern muss man zusätzlich noch die Abteilung angeben oder die Buchhaltung. Das klärt ihr aber am besten immer direkt ab.
Anschreiben
Das Anschreiben ist kein muss. Für mich gehört es aber zum guten Ton. Ich klatsche meinen Partner nicht einfach nur die Rechnung hin, sondern bedanke mich für die Zusammenarbeit und das Vertrauen in meine Arbeit.
Inhalt
Kommen wir zum Inhalt. Hier könnt ihr nun eure Leistungen aufführen. Den Detailgrad bestimmt ihr. Der Kunde sollte aber meiner Meinung nach sehen, was er alles bekommen hat. Zum Beispiel gliedere ich meine Leistungen in Vorproduktion, Produktion und Postproduktion. Diese Punkte werden dann noch weiter unterteilt, so sieht man genau die einzelnen Leistungen.
Die Gestaltung liegt ganz an euch. Ich persönlich mag aber keine Standard-Exceltabelle mit der typischen Gitterstruktur. Für mich sieht das einfach immer billig und lieblos aus.
Zahlen und Währung
Hinter euren Beträgen sollte eure jeweilige Landeswährung stehen. Bei mir sind das Euro, also €. Ihr wollt ja nicht, dass euch die Kunden 1000 Eier schicken.
Ich schreibe meine Zahlen auch immer mit Tausenderpunkt und Dezimalkomma. So behält man auch bei größeren Beträgen stets den Überblick. Wenn ihr keinen Tausenderpunkt braucht, dann solltet ihr euch Gedanken machen. Lest am besten mal meinen Artikel zum Tagessatz durch.
Betrag
Am Ende der Rechnung sollte der Nettobetrag, die Umsatzsteuer in % (wenn ihr Umsatzsteuer ausweist) und der Bruttobetrag stehen. Somit weiß der Kunde genau, welchen Betrag er schlussendlich überweisen muss.
Zahlungsziel
Eure Rechnungen sollten immer auch ein Zahlungsziel haben. Ohne Zahlungsziel gilt die gesetzliche Regelung von 30 Tagen. Das ist meiner Meinung nach viel zu lang. Ich gebe meistens 7 Tage, in letzter Zeit neige ich aber zu „sofort fällig“, da man also Filmemacher ja bereits sehr stark in Vorleistung gegangen ist.
Steuernummer und Umsatzsteuernummer
Könnt ihr euch noch an die Steuernummer erinnern, die ihr vor der Rechnungsstellung beantragen solltet? Diese braucht ihr jetzt für die Rechnung. Ich schreibe die Steuernummer in die Fusszeile mit meinen anderen Kontaktdaten.
Bankverbindung
Natürlich muss auf der Rechnung auch eure Bankverbindung sein. Der Kunde weiß ja sonst nicht, auf welches Konto er den Betrag überweisen soll.
Hinweise
Wenn ihr die Selbstständigkeit nebenher macht und somit die Kleinunternehmerregelung anwenden wollt, dann müsst ihr das auch auf der Rechnung vermerken. Ihr seid somit von der Umsatzsteuer befreit. Euer Nettopreis, ist dann der Bruttopreis.
Zusammenfassung
So das war jetzt mein Artikel zur Erstellung einer Rechnung. Überlegt euch vor der ersten Rechnung am besten noch ein einheitliches Layout für eure Rechnungen. Mit Buchhaltungsprogrammen könnt ihr die Rechnungen auch automatisieren. Hier hat man aber oft weniger Möglichkeiten bei der Gestaltung und bekommt dann eher hässliche Rechnungen.
