Business-Wissen für Filmemacher: BUCHHALTUNG
Ich bekomme des Öfteren von Kollegen die Frage „Wie machst du das eigentlich mit der Buchhaltung?“ Naja eigentlich fragen sie nicht, sondern verschweigen, dass Buchhaltung überhaupt existiert. Ich frage dann manchmal rein aus Interesse bei den Kollegen nach… Plot Twist.
In diesem Artikel gehe ich auf das nervigste Thema für viele Filmemacher ein – Die Buchhaltung.
Inhaltsverzeichnis:
Einführung
Am liebsten würden die meisten Filmemacher einfach nur Zeit mit Konzepten, Filmen und Schneiden verbringen. Die Buchhaltung sehen viele als lästige Arbeit und ignorieren sie oft komplett. Das funktioniert ein paar Jahre vielleicht auch ganz gut. Irgendwann steht dann aber der Gerichtsvollzieher vor der Türe (alles schon erlebt … nicht bei meinem eigenen Unternehmen). Und dann heißt es wieder „das Finanzamt hat zugeschlagen …“.
Ich muss zugeben, dass ich einen Vorteil hatte. Ich habe auf einer wirtschaftsorientierten Schule mein Abi gemacht und dann auf einer wirtschaftsorientierten Hochschule studiert. Hier habe ich Rechnungswesen gelernt, ich habe auf verschiedene Konten gebucht, Vollkostenrechnung erstellt und Bilanzen berechnet. Dafür musste ich mir den ganzen kreativen Teil (Kameraarbeit, Lichtgestaltung, Konzeption) autodidaktisch aneignen. Und so müssen es gelernte Filmemacher eben mit der Buchhaltung sehen. Sie müssen die Buchhaltung eben auch autodidaktisch lernen. Dieser Blogartikel ist ein Anfang und soll einen groben Überblick geben. Natürlich sollte man sich nicht nur hier informieren, sondern am besten mit seinem Steuerberater über die Buchhaltung sprechen.
Wenn man sich keinen Steuerberater leisten kann, dann sollte man Bücher wälzen. In der Regel ist ja die Steuererklärung am Anfang auch nicht so schwer. Eine EÜR ist an sich schnell erstellt. Voraussetzung ist eine ordentliche Buchhaltung. Zack, da sind wir wieder auf Kurs.
Ein gesundes Unternehmen mit einer gesunden Buchhaltung
Mit der Buchhaltung bekommt man über mehrere Kennzahlen den Überblick. Zum einen kennt man seinen Umsatz (Eingangsrechnungen), dann die Kosten (Ausgangsrechnungen) und kann somit auch schon grob den Gewinn berechnen. Mit dem Gewinn kann man dann seine grobe Steuerschuld berechnen.
Wichtige Kennzahlen
Im folgenden Abschnitt gehe ich jetzt grobe auf die drei Kennzahlen Umsatz, Gewinn und Liquidität ein.
Umsatz
Umsatz ist nicht gleich Umsatz. Zunächst müssen wir wissen, ob wir ein Kleinunternehmer sind oder nicht. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Der Rechnungsbetrag ist dann Netto. Unternehmer, die Umsatzsteuer ausweisen, erhalten beim Rechnungsbetrag den Bruttobetrag. Da es sich bei der Umsatzsteuer um einen durchlaufenden Posten handelt, muss man als Unternehmer die Umsatzsteuer dem Finanzamt zurück überweisen. Nachdem man die Umsatzsteuer natürlich mit der Vorsteuer aus Eingangsrechnungen verrechnet hat.
Mit diesem Netto-Umsatz kann man dann weiter rechnen.
Gewinn
Beginnen wir wieder einfach. Gewinn ist Umsatz minus Kosten. Aber Gewinn ist nicht gleich Gewinn, hier kommen noch die Abschreibungen zur Geltung.
Wenn man alle Kosten direkt verrechnen könnte, dann wäre Umsatz minus Kosten gleich Gewinn.
Größere Anschaffungen wie Kameras bei Filmemachern werden aber über mehrere Jahre abgeschrieben. Man geht davon aus, dass die Kamera mehrere Jahre genutzt wird uns sie über die Zeit an Wert verliert. Bei der Gewinnberechnung zieht man nur ein Nutzungsjahr als Kosten für die Kamera vom Umsatz ab.
Beispiel: Eine Kamera kostet 4000 € (Nutzungsdauer 4 Jahre). Pro Jahr kann man jetzt 1000 € an Kosten für die Kamera ansetzen.
Wir haben jetzt einen Umsatz von 10000 € netto gemacht und ziehen die 1000 € Kosten für die Kamera ab und kommen somit auf einen Gewinn von 9000 €.
Diesen Gewinn muss man jetzt versteuern. Je nachdem wie hoch der Gewinn ist, muss man mit einem anderen Einkommenssteuersatz rechnen (zwischen 14 % und 42 %).
Liquidität
Liquidität ist der Betrag, der im Moment auf unserem Konto ist.
Nehmen wir wieder unser Beispiel mit der Kamera für 4000 €. Unser Gewinn liegt bei 9000 €. Wir haben die Kamera aber auf einen Schlag bezahlt und somit sind von unseren 10000 € Umsatz direkt 4000 € weggegangen. Der Gewinn liegt aber höher. So müssen wir im Anschaffungsjahr einen höheren Gewinn versteuern und haben gleichzeitig eine niedrigere Liquidität.
In den Folgejahren, haben wir aber keine Liquiditätsausgabe von der Kamera, da ja die 4000 € bereits bezahlt wurden. Die nächsten 3 Jahre haben wir aber immer noch jeweils 1000 €, die unseren Gewinn schmälern.
Somit gleich sich die hohe Belastung der Liquidität des Anschaffungsjahrs wieder aus. Aber man muss es einfach im Hinterkopf behalten, dass eine hohe Ausgabe (wenn es sich um eine abschreibungspflichtige Ausgabe handelt) nicht den Gewinn direkt schmälert und somit die Steuern reduziert.
Überblick über Geldflüsse haben
Mit der regelmäßigen Buchhaltung behält man den Überblick über die Geldflüsse. Gerade im Internetzeitalter mit Paypal, Amazon-Pay, nach 14-Tagen bezahlen, gerät man schnell in einen Kaufrausch, ohne die Konsequenzen zu kennen.
Mit einer aktuellen Buchhaltung hat man alle Rechnungen auf dem Schirm und hoffentlich auch alle Zahlungen, die noch abgebucht werden. Außerdem sieht man, für was man eigentlich Geld ausgibt.
Nicht von den Steuern überrascht werden
Gerade in den ersten beiden Jahren der Selbstständigkeit wird man voraussichtlich noch keine Steuern zahlen. Man zahlt immer für das vergangene Jahr und im Jahr vor Beginn der Selbstständigkeit hat man ja noch nichts verdient.
Viele Selbstständige werden dann im zweiten Jahr von einer Steuernachzahlung und zusätzlich anstehenden Vorauszahlungen überrumpelt.
Wenn man im ersten Jahr viele Jobs hatte, dann kommen oft sehr schnell fünfstellige Umsätze zusammen. Wenn man aus den generierten Umsätzen viel Equipment gekauft hat, so schwindet die Liquidität schnell, der Gewinn bleibt aber (Abschreibung nicht vergessen). Wenn man jetzt nichts für die Steuer zurückgelegt hat, dann wird man von der Steuernachzahlung sehr überrascht werden.
Mit der Buchhaltung behält man hier einfach den Überblick und kann dementsprechend reagieren. Ich empfehle von jeder Einnahme immer einen bestimmten Prozentsatz für die Steuer wegzulegen.
System für die Buchhaltung
Zunächst müsst ihr ein System für die Buchhaltung erstellen. Mit einem System habt ihr fest Regeln und könnte diese dann immer so abarbeiten. Das Buchhaltungssystem besteht aus Hardware und Software. Wenn ihr natürlich einen rein digitalen Buchhaltungs-Workflow haben wollt, dann könnt ihr euch teilweise die Hardware sparen.
Hardware
Ich sortiere meine Eingangsrechnungen in eine typische Aktenablage ein. Jeder Rechnung, Kassenzettel, Quittung wird hier abgelegt.
Kleine Belege wie Kassenzettel, Parkscheine oder andere Quittungen tacker ich auf ein DIN A4 Blatt. DIN A4 Blätter lassen sich einfach besser lochen und in einen Ordner sortieren.
Jeder Beleg bekommt eine interne Nummer. Mit dieser Nummer kann ich Belege schnell finden.
Außerdem wird auf dem Beleg noch vermerkt, ob er schon gebucht wurde oder nicht.
Software
Als Buchhaltungssoftware benutze ich schon sehr lange Umsatz von MoApp. Ich habe aber auch schon mit dem Gedanken gespielt, alles auf SevDesk oder Debitoor umzustellen. Die Scanfunktion von Belegen ist schon sehr praktisch. Werde hier noch einen separaten Artikel schreiben und die verschiedenen Anbieter vergleichen.
Wenn ihr erstmal kein Geld für die Software ausgegeben wollt, dann könnt ihr auch einfach ein Excel-Sheet verwenden. Wichtig ist, dass es übersichtlich gestaltet ist und ihr daraus eine Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR erstellen könnt. Es müsste hierfür auch Vorlagen geben, einfach mal googeln.
Wie oft sollte man die Buchhaltung machen?
Es kommt immer darauf an, wie viel Umsatz ihr macht und wie viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen ihr habt.
Zu Beginn eurer Selbstständigkeit (mit Umsatzsteuer Anmeldung) werdet ihr vom Finanzamt aufgefordert, monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. So müsst ihr auch monatlich die Buchhaltung machen. Dies gilt zunächst mal für ein Jahr. Danach ändert sich das Intervall je nach Umsatz. Wenn ihr viel Umsatz macht, dann bleibt ihr im monatlichen Rhythmus, bei weniger Umsatz gibt es noch alle 3 Monate (Quartal) und jährlich.
Ich würde aber jedem empfehlen, sich monatlich um die Buchhaltung zu kümmern. Man behält einfach deutlich besser den Überblick. Es gibt auch Selbstständige, die sich einen halben Tag in der Woche um die Buchhaltung kümmern. Finde ich persönlich etwas zu viel.
Buchhaltung auslagern
Auf lange Frist sollte man natürlich die Buchhaltung auslagern und den Steuerberater mit dieser Aufgabe betreuen. So kann man die Zeit für die Buchhaltung wieder mit Filmemacher-Aufgaben füllen.
Man sollte aber immer noch einen Überblick über die Kennzahlen haben. Das kann natürlich Software regeln.
DATEV bietet zum Beispiel einen Zugang für den Steuerberater und Filmemacher. Der Filmemacher lädt die Belege hoch und der Steuerberater verbucht alles richtig. DATEV erstellt daraus die Kennzahlen. Dieser Zugang ist aber nicht ganz günstig.
Zusammenfassung
Als selbstständiger Filmemacher sollte man unbedingt einen Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben haben. So wird man nicht von Briefen vom Finanzamt überrascht. Für den Überblick muss man regelmäßig seine Buchhaltung machen und alles auf dem neuesten Stand halten.
Natürlich kann man die Buchhaltung von einem Steuerberater*in auch machen lassen, das empfehle ich an sich auch jedem, der schon etwas etablierter ist. Lasst euch aber regelmässig über eure Ein- und Ausgaben informieren.
