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Produktivsoftware für Filmer

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Heute stellen wir euch unsere Produktivsoftware vor. Es geht dieses mal nicht um NLEs wie Adobe Premiere
oder VFX-Programme wie After Effects sondern um Programme für die Buchhaltung, oder Projektmanagement. 

Bei Filmprojekten arbeiten oft mehrere Personen miteinander und müssen Informationen austauschen, leider ist das gängigste Austauschmedium immer noch die E-Mail. Tausende Emails werden jeden Tag geschrieben, verschickt und landen dann in einem überfüllten Postfach. Wichtige Infos gehen oft unter, dabei gibt es viele Programme die gerade für Brainstorming oder Informationsaustausch besser geeignet sind. Leider gibt es hier natürlich auch wieder Sicherheitsbedenken, gerade jetzt nachdem die Schonfrist der DSGVO vorbei ist, will man natürlich genau wissen was mit den Daten und Informationen passiert, wenn man sie auf einer Platform speichert.
Wir geben in diesem Artikel keine Rechtsberatung, wir wollen einfach nur ein paar Programme und Plattformen vorstellen.  

Dropbox/Googledrive/Onedrive/iCloud

Kommen wir als erstes zu den einfachen Cloudspeichern. Man meldet sich auf einer Platform an und kann dann im Browser seine Daten hochladen, verwalten und mit anderen Personen teilen. Viele Anbieter bieten auch eine App der Software an. Beim Mac ist es zum Beispiel so, dass man dann im Finder einen Ordner iCloud Drive hat und hier von überall auf seine Daten zugreifen kann.
Seit 2011 nutze ich die Dropbox und damals gab es gerade einmal 2GB Speicherplatz, mühsam habe ich mir dann ca. 11,4GB erarbeitet. Durch Freunde einladen konnte man Speicherplatz generieren und durch soggenante DropQuests … .
Heute sind 12GB Onlinespeicher fast schon Standard. Google bietet direkt 15GB an. 

Für meinen Einsatzzweck reicht das auch meistens auch. Ich verwende die Onlinespeicher meistens nur für Textdokumente und Moodbilder. Bei Angeboten und Rechnungen muss man wieder etwas aufpassen, da man Kundendaten (Adresse, etc.) verwendet, hierfür muss man einen AV-Vetrag mit dem Anbieter abschließen. 

An den Onlinespeichern gefällt mir, dass man auf allen Geräten immer Up-To-Date ist, da sich der Onlinespeicher immer automatisch synchronisiert. Was mir nicht gefällt ist, dass ich mehrere Apps verwenden muss. Manche Leute verwenden Dropbox, manche Googledrive und manche Microsoft One. Wenn man mit allen Leuten online arbeiten will, dann kommt man fast nicht drum rum mehrere Onlinespeicheraccounts zu haben. Und hier wird es schnell unübersichtlich. 

Ich verwende die Dropbox meistens nur für meine privaten Sachen wie Haushaltsbuch oder private Dokumente. Das GoogleDrive verwende ich meistens bei Filmkooperationen. iCloud Drive ist an sich das gleiche wie die Dropbox. Ich teste aber gerade noch und schaue welches System ich behalten will. Wenn man auf dem Mac unterwegs ist, dann ist natürlich die iCloud Drive fast schon Pflicht. 

Notizen

Für schnelle Notizen und unstrukturierte Informationssammlung verwende ich Apple Notizen. Ich habe eine Zeit lang auch Evernote ausprobiert aber bin nicht wirklich warm mit der App geworden. Mittlerweile kann man auch ToDo Listen bei Apple Notizen erstellen und diese auch abhaken, wenn etwas erledigt ist (ein schönes Gefühl).

Schreiben

Meine Blogartikel schreibe ich meistens mit dem einfachen Textprogramm TextEdit. Das Programm ist simpel und braucht nicht viel Ressourcen. Ich könnte natürlich die Artikel auch direkt in WordPress schreiben, aber ich lasse immer noch ein paar Personen über den Artikel lesen und kann die Artikel dann einfach per Mail verschicken.
Gut zwei Jahre habe ich die App Ulysses verwendet. Man konnte sich mit dieser App auch nur auf das Schreiben konzentrieren. Es gab einen Darkmode und so konnte man auch spät abends schreiben. Mittlerweile ist Ulysses nur noch als Aboapp zu haben und daher habe ich mich von der App verabschiedet. Man kann die Ursprungsapp noch verwenden, aber irgendwie scheint die Sync-funktion bei mir nicht mehr so gut zu funktionieren.
Jetzt muss ich nur noch alle Inhalte wieder aus der App holen. Witzigerweise habe ich mir jetzt die App noch einmal angeschaut und sie gefällt mir immer noch sehr, gerade die Sortierung der Artikel und Ideen gefällt mir gut. Und vor allem hat man direkt einen Wortzähler in der App und kann einstellen wie viel man schreiben soll. Vielleicht bleibt ich der App doch treu.

Projektorganisation

Für die Projektübersicht und Projektorganisation verwende ich Trello. Trello ist eine kostenlose Browsersoftware (bestimmte Features sind kostenpflichtig) für Projektorganisation. Die Projekte können alles sein. Ich plane meine Kundenprojekte mit Trello, sammle aber auch Rezepte und andere Informationen mit der App. Die App bietet alles was man braucht, ToDo Listen, Kalender, man kann Aufgaben zuweisen und vieles mehr. In Trello kann man sehr visuell arbeiten und somit auf einen Blick sehen wie weit ein bestimmtes Projekt ist (z.B. über Farbcodierung). Es gibt auch mehrere Schnittstellen zu anderen Apps (iCal, Slack), hierfür braucht man aber einen Businesszugang (120€ im Jahr). Im Moment reicht mir aber der kostenlose Zugang. 

Zeiterfassung

Bei der Zeiterfassung habe ich schon ein paar Apps ausprobiert aber noch keine zufriedenstellende Lösung gefunden. Es nervt mich immer etwas, wenn ich die App extra anschalten muss und dann immer konkret ein Projekt tracken muss. Klar es ist wahrscheinlich Softwaremässig schwierig das zu automatisieren, weil die App ja nicht weiß was ich gerade genau mache, wenn ich zum Beispiel im Internet recherchiere. Die App sieht nur, dass ich Zeit im Browser verbringe, aber nicht für welches Projekt. 

Hier bin ich einfach dazu übergangen, die Zeiten ungefähr zu schätzen. Wenn man weniger Multitasking macht, dann hat man auch seine Zeit besser im Überblick. Multitasking zerstört sowieso jeden Arbeitsablauf und man braucht dadurch auch viel länger für die einzelnen Aufgaben. 

Buchhaltung

Die ungeliebte Buchhaltung. Ich kenne sehr viele Filmemacher und Selbstständige, die gut und gerne auf die Buchhaltung verzichten können. Meistens sammeln sie alle Belege in einem Schuhkarton und rasten dann je näher die Abgabefrist kommt jährlich oder monatlich aus.
Ich muss sagen, dass ich Buchhaltung natürlich nicht gern mache, aber mittlerweile ein sehr gutes System habe und somit die Buchhaltung auch nicht mehr so lange dauert. Jede Rechnung (ob digital oder analog) kommt in die physischen Ablage (Eingang). Ende des Monats sortiere ich die Rechnungen chronologisch und beschrifte sie mit einer eindeutigen Nummer (so findet man schneller Belege, wenn man eine bestimmte Nummer sucht).
Dann werden die Rechnungen im Buchhaltungsprogramm eingebucht. Ich verwende das Programm Umsatz von MoApp. Es ist einfach, sieht schickt aus und man arbeitet automatisch mit doppelter Buchführung. Man kann die Buchungen auch datev-konform exportieren und somit auch den Steuerberater erfreuen.
Lexoffice wird auch. von vielen als Buchhaltungs und Rechnungssoftware empfohlen. Lexoffice habe ich aber nicht getestet.
Bis jetzt war die Buchhaltung und Rechnungsstellung noch nicht so schwer. 

Zusammenfassung

Es gibt unzählige Apps auf dem Markt. Meiner Meinung nach, sollte man sich erst grob ein Ablage und Organisationssystem überlegen und dann sich etwas auf dem Markt umschauen. Das größte Problem was ich mit den ganzen Apps habe, ist der Speicherort. Mir kommt es so vor, als wären meine Daten übers ganze Interner verteilt und nicht wirklich an einem Fleck. Das macht die Suche manchmal etwas schwierig, mit einem guten System kann man aber die Sucharbeit etwas eindämmen. 

Am schlimmsten finde ich redundante Daten, die nicht auf dem gleichen Stand sind (z B. die gleiche Rechnung mit unterschiedlichen Preisen, weil man noch einmal korrigiert hat), hier braucht man wirklich ein gutes System – vor allem eine einheitliche Dateibenennung. 

So hier noch kurz die Liste von meinen Apps:

Dropbox – privater Stuff
GoogleDrive – freie Filmprojekte mit anderen Filmemachern
Trello – Projektorganisation und Informationssammlung
Notizen – kurze Notizen (aber eher privat)
TextEdit – Schreiben (nicht nur Blogartikel, sondern auch kleine Konzeptideen)
Umsatz – Buchhaltung
Synology Server – Papierkram (Rechnungen, Angebote, konkrete Projektfiles – Videodaten, Fotos)