Businesswissen für Filmemacher: BÜROORGANISATION DIGITAL
Im letzten Business-Wissen für Filmemacher Artikel haben wir uns die analoge Büroorganisation angeschaut, in diesem Artikel geht es jetzt um die digitale Bürostruktur. Der Großteil der Arbeit von einem Filmemacher findet ja mittlerweile am Schreibtisch statt und so muss man auch mit einer Menge Daten jonglieren.
Inhaltsverzeichnis:
Wie benennt man Ordner und Dateien
Überblick behalten
Im Moment sortiere ich wieder mein NAS aus und möchte daher erstmal auf die Benennung von Daten eingehen. Hier und da finden sich dann noch Dateien und Ordner, die falsch benannt sind.
Ich habe immer ein festes Schema, wie ich meine Ordner und Dateien benenne. So weiß man immer sofort, um was es sich handelt und wann diese Datei erstellt wurde. Kommen wir aber erstmal zu ein paar sinnvollen Konventionen.
Benennungsschema
Bei der Namensgebung einer Datei oder Ordner sollten nur alphanumerische Zeichen des Alphabets (a-z, A-Z und 0-9), sowie Bindestrich (-) und Unterstrich (_) verwendet werden. Ich empfehle keine Leerzeichen, Umlaute oder Sonderzeichen zu verwenden. Man kann zwar Dateinamen mit Leerzeichen speichern. Aber oft hat man bei Webservern oder NAS-Servern Probleme mit Leerzeichen. Habe es auch schon erlebt, dass das NAS alle Dateien durcheinander geworfen hat, weil man sich nicht an die richtige Benennung von Dateien gehalten hat. Die Daten und Ordner hatten dann nur noch kryptische Zeichen und man wusste überhaupt nicht, um welche Dateien es sich handelt.
Bestimmte Zeichen werden auch überhaupt nicht unterstützt: / : * ? “ < > |
Sortierung der Daten
Bei der Namensgebung mist es sinnvoll, wenn man sich an folgendes Schema hält: DATUM_DATEINAME_VERSION
Das Datum sollte am Anfang stehen, so werden die Dateien auch chronologisch im Ordner sortiert. Oder die Ordner im Überordner. Das Datum legt man so an: JAHR_MONAT_TAG (2020_11_11 oder 20201111). So werden die Daten/Ordner auch chronologisch sortiert.
Beim Dateinamen schreibe ich bei Kundenprojekten zunächst den Kundennamen und dann den Projektnamen und dann die Versionsnummer. So behält man hier auch einen Überblick über die unterschiedlichen Versionen.
Es gibt ja den Dateinamen-Witz unter den Kreativen mit: Feinschnitt_Version3_Final_Final_Final_RichtigFinal
Diese Benennung ist natürlich erstmal witzig … haha … alle lachen. Aber drastisch gesagt, ist das einfach nur eine „dumme“ (nicht optimale) Schreibweise. Nach ein paar Monaten, oder Wochen will man das finale Projekt öffnen und fragt sich dann, welches überhaupt die finale Version ist. Dann sortiert man den Ordner nach Änderungsdatum und sucht und sucht und sucht.
An alle, die das so machen, bekommt das mal in den Griff und gewöhnt euch eine nicht-dumme Schreibweise an! Ich muss das einfach mal wieder so drastisch schreiben, weil es sonst die visionären Künstler nicht verstehen. Aber die, die sich angesprochen fühlen, verstehen natürlich auch meinen Humor.
Wo liegen welche Daten
Kommen wir zur Datenspeicherung in der digitalen Büroorganisation. Sollte man übrigens nicht mit der Datensicherung verwechseln.
Onlinespeicher/Cloudspeicher
Mittlerweile wollen wir ja unsere Daten immer und überall verfügbar haben. Da kommen natürlich Cloudspeicher gerade recht. Aber welchen Onlinespeicher soll man verwenden? Macht nicht den gleichen Fehler wie ich und legt euch auf einen Anbieter fest. Ich habe nämlich bei allen Cloudspeichern Daten gespeichert. Zunächst habe ich Dropbox genutzt und durch das Werben von anderen Leuten für Dropbox habe ich Speicherplatz geschenkt bekommen. Dann gab es hin und wieder noch die Dropquests (ein Onlinespiel von Dropbox), hier konnte man dan noch zusätzlichen Speicherplatz freischalten. Mittlerweile habe ich ca. 14GB Dropbox Speicher, bis vor ein paar Jahren war das noch sehr viel. Später kam dann die iCloud dazu und GoogleDrive. Das ist leider so gewachsen und im Moment bin ich aber dabei, alles auf einen Speicher zu reduzieren. So dass man wieder mehr Überblick über seine Daten hat. Sucht euch einfach den passenden Speicher für euch raus und legt den dann für euch fest. Natürlich sollte man auch die Datensicherheit und DSGVO-Normen im Hinterkopf behalten. Man sollte jetzt nicht unbedingt sensible Kundendaten bei Dropbox oder Google haben …
Oft ist man bei den üblichen Anbieter aber stark eingeschränkt bei der Datenmenge und bezahlt, wenn man mehr Daten hochladen will.
Bezahlanbieter in der Cloud
Es gibt natürlich noch Bezahlanbieter (pCloud) für Cloudspeicher. Hier muss jeder für sich selbst entscheiden, wo er seine Daten speichern will und vor allem wie viele. Für Fotografen oder anderen Designer reichen vielleicht 2 Terabyte an CloudSpeicher, aber für Filmemacher ist das einfach zu wenig. Gerade im 4K-Zeitalter … und mittlerweile ist ja fast schon der Wechsel zu 6K bzw. 8K.
Da heißt es immer, Speicherplatz kostet nichts mehr. Das mag schon stimmen, Speicherplatz ist so billig wie nie. Aber wenn man viel Speicherplatz benötigt, dann geht das schnell ins Geld.
NAS-Speicher/CloudSpeicher
Filmemacher sammeln eine Menge Daten, pro Projekt können schnell 1-2 Terabyte zusammenkommen und so muss man sich überlegen, wo man die Daten langfristig sicher speichert. Viele kaufen für jedes Projekt eine eigene Festplatte und archivieren die Daten dann in einem feuerfesten Koffer. Das haben wir am Anfang auch gemacht. Nach einer Zeit haben wir uns aber dann für eine NAS-Lösung entschieden. Besonders wichtige Projekte werden aber immer noch auf externen Festplatten gespeichert. Ihr könnte natürlich durchrechnen, was euch günstiger kommt. Für ein voll ausgestattetes NAS mit 64 Terabyte muss man schnell mal 5000€ rechnen, für 5000€ kann man lange Cloud-Speicher buchen. Aber kommt man hier auch schnell an die Daten (Download und Upload).
Viele NAS-Anbieter bieten auch eine Cloudlösung für die eigenen Daten an. Man braucht hierfür nur eine stabile Internetverbindung und muss den externen Zugriff übers Web freischalten. Hierbei sollte man unbedingt darauf achten, dass dieser Zugang auch sicher ist.
Mit dieser Lösung kann man auch von unterwegs auf seine Daten zugreifen.
Berufliches und Privates Trennen
Natürlich sollte hier auch hier eure beruflichen Daten und privaten Daten trennen.
Überlegt euch einfach, wenn mehrere Personen auf die gleichen Daten zugreifen sollen. Sollen eure Kollegen und Mitarbeiter eure privaten Daten sehen? Wohl eher nicht.
Dies ist auch immer leichter gesagt als getan. Gerade wenn man die iCloud für Kontakte und Kalender verwendet, ist es fast nicht möglich berufliche Daten und privaten Daten zu trennen. Man könnte natürlich zwei iCloud-Adressen anlegen, aber hiermit habe ich eher schlechte Erfahrungen gemacht.
Software für Projektmanagement
Ich habe in meinem Artikel zur Produktivsoftware für Filmer schon ein paar Softwarelösungen vorgestellt. Bis jetzt hat sich auch hier nicht wirklich viel geändert.
Ich verwende immer noch Trello als allgemein Projektmanagement-Software. Mittlerweile braucht man allerdings fast schon einen Business-Account, wenn man alle Funktionen nutzen will.
Ich sortiere meine Projekte (ToDos, Linksammlungen) über Trello. Die normale Terminplanung mache ich aber immer noch über iCal.
Zusammenfassung
So das war jetzt mein Artikel zur digitalen Bürostruktur. Man kann hier natürlich immer und immer optimieren und so effektiver in der täglichen Arbeit werden.
