Businesswissen für Filmemacher: BÜROORGANISATION
Heute gibt es wieder einen Businesswissen-Artikel für euch. Wir schauen uns an, wie man sein Büro organisieren kann. Dabei spreche ich nicht nur von der analogen Organisation (Papier, Ordner, Equipment), sondern auch von der digitalen Struktur des Büros (Datenmanagement, Softwarelösungen, etc.). Aber um die digitale Ordnung geht es im nächsten Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Organisation von Equipment
GAS (Gear Acquisition Syndrom)
Fangen wir mit der großen Liebe von vielen Filmemachern an, das Equipment.
Gerade am Anfang möchte man alles Kaufen, die ganzen schönen Kameras, Objektive, Stative und LED-Lichter, und so weiter. Später wird man feststellen, dass man nicht unbedingt alles Kaufen muss und irgendwie braucht man nur die Hälfte vom Equipment, aber das ist ein anderes Thema.
Equipment lagern
Jetzt muss man erstmal das mühsam gekaufte Equipment lagern und verstauben lassen.
Wir haben lange Zeit unser Equipment in Regalen gelagert und für jeden Job dann die Taschen neu gepackt. Am Anfang hatte man noch nicht so eine Routine bei den Jobs und wusste noch nicht genau, was man alles braucht und was nicht. Das Zubehör war oft lose in den Regalen und man hat es dann irgendwo noch in eine Tasche gestopft. Nach jedem Job hat man dann das Equipment wieder ausgepackt und in die Regale sortiert.
Mittlerweile sortiere ich mein Equipment nicht in Regalen, sondern habe Taschen und Outdoor-Cases für Kameras, Objektive, Stative und Euroboxen für Zubehör. Die Taschen kann man dann sicher im Schrank verstauen.
Feste Taschensortierung
Ich habe in meinem Airport Security meine BMPCC4K mit Zubehör (Akkus, Speicherkarten, SSDs, Rig-Zubehör, Werkzeug). In diesem Case ist praktisch alles für die Blackmagic Pocket 4k, wenn ich auf kleineren Jobs bin. Es passen auch noch meine Meike-Optiken in diese Tasche. So hat man ein Ready-to-Shoot-Kit in einer einzigen Tasche. Ich bin aber schon am überlegen, ob man ein etwas größeres Case für die Pocket4K braucht, wenn man zum Beispiel noch mehr Optiken im Case haben will.
Ihr müsst euch natürlich kein Airport Security holen, man kann die Kameras natürlich auch in Peli-Cases (oder B&W-Koffer) packen.
Bei größeren Projekten (gerade szenische Kurzfilme, Musikvideos oder Imagefilme) habe ich deutlich mehr Equipment dabei. Hier hat man in der Regel auch mehr Personen und kann auch so das zusätzliche Equipment (mehr Lampen, Grip-Zubehör, FollowFocus, Tonequipment) noch handeln. Das vergessen viele immer. Mehr Equipment bedeutet immer, längere Ein- und Ausladezeiten, längere Aufbau- und Umbauzeiten und man braucht mehr Personal. Und man ist nicht mehr so flexibel auf dem Set. Dieses zusätzliche Equipment sortiere ich in stapelbaren Euroboxen.
Im Allgemeinen kann ich sagen, dass man möglichst viel Equipment in rollbaren Koffern/Cases haben sollte. Außerdem ist es sinnvoll, dass man sich ein Equipment Transportsystem (Amazon-Link: Magliner , Amazon-Link: RockNRoller) anschafft. So schont man einerseits den Rücken und kann mehrere Dinge auf einmal transportieren.
Kleiner Nachteil bei der festen Taschensortierung
Es gibt aber auch einen kleinen Nachteil bei der festen Taschensortierung und wenn das Equipment immer in der Tasche bleibt. Man säubert und checkt nicht mehr unbedingt das Equipment nach jedem Job. Ich habe die Kameras und Objektive usw. immer noch einmal abgewischt, bevor ich sie in das Regal gestellt habe. Das entfällt nun, wenn man die Kamera fest im Case lässt. Mir ist auch schon aufgefallen, die Kamera deutlich staubiger ist. Man muss sich einfach feste Wartungszeiten für das Equipment einplanen und besonders vor dem nächsten Job.
Feste Ordnung im Büro und Lager
Kommen wir zur Ordnung im Büro und im Lager. Hier sollte man auch für alles einen festen Platz haben. Ich habe die Kamera- und Objektivkoffer gerne im Büro stehen und die größeren Sachen (Stative, Lichter) stehen im Keller (Lager). Im Büro sind meine Sachen entweder in Regalen oder verschließbaren Sideboards untergebracht. Und man sollte immer alles am gleichen Fleck haben, so weiß man genau wo was ist und sucht nicht dauernd nach dem Equipment.
Im Lager ist es ähnlich, alle Stative sollte einen festen Platz haben, genau wie die Lampen, Euroboxen und andere Dinge. Am besten beschriftet man noch die Regale. Zeitweise hatte ich auch einen Übersichtlichtsplan für das Lager erstellt. So bleibt alles immer schön übersichtlich. Neue Mitarbeiter/Praktikanten kann man so auch schneller einlernen.
Sinnvoll ist es die Sachen im Keller nach Kategorien zu sortieren. Lichtstative und C-Stands stehen zusammen. Kamerastative stehen auch zusammen. So muss man beim Einladen weniger hin- und herlaufen.
Ich habe festgestellt, dass dies einem selber und Kollegen die Arbeit deutlich einfacher macht. Jeder sollte sich einfach an diese feste Ordnung halten.
Besonders wenn man irgendwann Praktikanten oder Mitarbeiter hat, braucht man eine feste Ordnung.
Viele werden sich fragen, warum ich diesen Artikel überhaupt schreibe, ist doch alles logisch …
Natürlich sollte man Ordnung halten und auf sein Equipment aufpassen.
Ich schreibe diesen Artikel, weil ich es einfach auch schon anders erlebt habe. In einem Büro war ich auch mal fast der einzige, der sich um die Struktur und Ordnung gekümmert hat und aufgeräumt hat. Nach meinen Urlauben sah das Büro einfach aus wie ein Schlachtfeld und oft hat man dann bestimmte Dinge nicht mehr gefunden und hat gedacht, dass diese bei einem Dreh geklaut wurden. Die Sachen sind aber wieder aufgetaucht, nachdem ich wieder alles aufgeräumt und sortiert hab.
Je mehr Equipment man hat, desto schwieriger wird es auch Ordnung zu halten.
Ich würde euch also dringend empfehlen, dass ihr euch ein Ordnungssystem erarbeitet und dieses auch einhaltet.
Equipment beschriften und kennzeichnen
Beschriftet eure Sachen! Das kann ich wirklich jedem empfehlen. Auf Drehs bleibt öfters mal was liegen. Wir haben zum Beispiel mal einen kompletten Scheinwerfer mit Stativ vergessen. Zum Glück sind unsere Sachen beschriftet und so wurden wir vom Veranstalter angeschrieben.
Nach einer Zeit wird man auch nicht mehr alleine am Set mit Equipment sein. Wenn die Drehs größer werden, arbeitet man oft auch mit anderen Selbstständigen zusammen und jeder bringt sein eigenes Equipment mit. Hier verliert man schnell mal den Überblick, weil man ja oft ähnliche Sachen verwendet (C-Stands, Gripheads, etc.). Daher sind all meine Stative mit DIE LICHTFÄNGER Aufklebern beklebt und zusätzlich noch mit einem Neonorangenem Tape, das man auch von Weitem sieht. In all meinen Taschen habe ich Visitenkarten.
Zum Beschriften würde ich euch ein Labelgerät (Amazon-Link) empfehlen. Das Labelgerät muss natürlich auch beschriftet werden :-).
Organisation von Belegen/Papierkram
Kommen wir zu Organisation von Papierkram, das mögen ja viele Filmemacher überhaupt nicht. In meinem Artikel zur Buchhaltung bin ich ja schon kurz auf die Organisation von Belegen und Rechnungen eingegangen. Aber man bekommt ja nicht nur Rechnungen, wenn man Selbstständig ist.
Für Papierkram verwende man immer noch stinknormale langweilige Ordner. Und nicht den allseits beliebten Schuhkarton… . Sortiert euren Papierkram einfach in Ordner ein und wichtige Dokumente würde ich dann noch Einscannen und digital Abspeichern, so muss man auch nicht unbedingt immer den entsprechenden Ordner heraussuchen, wenn man eine Info braucht.
Die Ordner werden dann nach bestimmten Themen sortiert. Also Versicherungen, Steuer, Finanzamt, etc.
Eingangsrechnungen sortiere ich eine feste Ablage und beschrifte die Belege direkt mit einer Belegnummer (bei mir Jahr + Monat + Nummer), bei der Buchhaltung kann man diese Belegnummer dann auch noch hinzufügen. So weiß man auch wo der Beleg liegt, wenn man ihn mal braucht.
Zusammenfassung
Ein Ordnungssystem für das Büro, Equipment und das Lager ist einfach sinnvoll und ihr habt einfach weniger Arbeit. Man verbringt weniger Zeit mit dem Suchen und hat alles sofort parat.
